Başarılı Bir Performans İncelemesi Nasıl Yapılır?

Şirketler, belirli dönemlerde yaptıkları işlere karşılık ekiplerinin nasıl bir performans gösterdiklerini değerlendirmeleri gerekir. Ve bunun için performans inceleme toplantılar düzenlerler. Yapılan bu performans incelemelerinden sonra bazen hayal kırıklığına uğrarlar ve bazı departmanlarda dışarıdan serbest çalışanlara yer vermeyi düşündükleri gibi personel değişikliğine bile giderler. Bu incelemeler de yapılan performans değerlendirmesinin başarılı bir değerlendirme olması şirket sağlığı için önemli bir etkendir. Kötü bir performans incelemesinin içeriği aceleci, odaksız, empatik olmayan bir tavır ve sürece mekanik bir yaklaşımdır. Ancak; iyi bir performans değerlendirmesi, açıkça zıt bir yaklaşım gerektirmektedir.

Yapılacak performans incelemesini daha yararlı bir hale getirmek için kullanabileceğiniz birkaç ipucunu aşağıda bulabilirsiniz;

Önceden hazırlıklı olun

Performans değerlendirmesinin arkasındaki amaç, önceki bulgulara dayanarak verimli bir tartışma başlatmak ve daha başarılı bir performans için izlenecek yolları tayin etmektedir. Bu toplantılar takım üyelerinin yıllık değerlendirmesi için anlamlı bir hazırlık yapmayı gerektirir ki, satışlara, eski e-postalara, notlara, diğer iletişimlere ve performansına ilişkin zihinsel notlara atıfta bulunmayı içerir. Bu aslında iki yönlü bir süreçtir ve hem şirketi hem çalışanları bağlar. Çalışandan, önceden belirlenmiş olan hedeflere karşı kendi değerlendirmesini yapması istenerek, tüm olası belgelere destek sağlaması istenmelidir. Bu hazırlıklar yapıldığında, takım üyelerinin potansiyel reddetme ve itirazları azaltılır ve tartışmanın kalitesini arttırarak başarılı bir değerlendirme yapılmasını sağlanabilir.

Kaygıyı azaltmak için Pozitif Yaklaşım Şart

Bir yönetici, çoğu çalışanının yıllık performans değerlendirmelerinden endişe duyma eğilimindedir. Çünkü işin birçok insan için geçim kaynağı olduğunun farkındadır ve işin de sürekliliği adına duygusal davranmaktan çekinmelidir. Bu dengeyi kurmak bu toplantılarda çok önemlidir. Toplantının amacının çalışanın ve kuruluşun eş zamanlı olarak faydalanmasına yardımcı olmak olduğunu doğrulamalı ve vurgulamalıdır. Bir yöneticinin yapması gereken son şey, çalışanın tuzağa düştüğü veya yüzleştiği bir atmosfer yaratmasıdır. Başlamanın en iyi yolu, çalışandan kendi kendini değerlendirmesini sunmasını istemektir. Yönetici, çalışanından yıl boyunca önemli kazanımlar elde ettiğinde dikkatli ve kibar davranmalıdır ve mümkün olduğu kadar oturum sırasında telefon görüşmeleri yapmaktan veya e-postalara yanıt vermekten kaçınmalıdır. Çünkü çalışanların başarılarını umursamadığına dair yanlış bir intiba bırakabilir.

Performans Boşlukları Tanımlanmalı

Yapılan bu öz değerlendirmeden sonra, yönetici, çalışanın performansını değerlendirerek devam edebilir. Bu, çalışanın algılanan başarılarının önceki yılda belirlenen performans hedefleriyle aynı olup olmadığına odaklanmalıdır.Buradaki amaç, gerçek ve beklenen performans arasındaki boşlukları belirlemektir. Çalışanlar belirli bir performans açığının veya başarı / hedef dengesizliğinin organizasyonu nasıl etkilediğinin farkında olmalılardır ve çalışmalarının daha büyük resme nasıl uyduğunu görüp görmediklerini kabul etme eğilimindedirler. Yöneticinin savunuculuk belirtilerine veya herhangi bir olumsuz tepkimeye dikkat etmesi gerekir ki,  hedefin yüzleşmek için değil çözümler bulmak olduğu unutulmamalıdır.

Bu esnada yöneticinin takınması gereken tavırlar şu şekilde olmalıdır;

  • Çalışanın anlaşmazlığı ifade etmesine izin verilmeli
  • Kararları es geçmemeli ya da kişisel yorumları küçümsememeli
  • Önemli alanlara bağlı kalınmalı
  • Eleştirinin yanı sıra övgü kullanılmalı

Sunulan Eylem Planını Kabul Edin

Çalışanın önce bir eylem planı önermesine izin verilmeli ve bu aşamada yönetici tarafından plana dair alttan bir besleme yapılmamalıdır. Bununla birlikte yönetici, planın akıllı olmasını, uygulanabilir olmasını ve oluşturulan performans açıklarını gidermesini sağlamalıdır.

Yeni Hedefleri Belirleyin

Performans gözden geçirme tartışması, yeni hedeflerin oluşturulmasına veya önceki hedeflerde değişiklik yapılmasına yol açmalıdır. Yine bu çalışanın yeteneklerini ve alışkanlıklarını dikkate alınması gereken iki yönlü bir süreçtir. Yönetici, bu hedeflerin nasıl ilişkilendirildiğini ve kurumsal başarıya öncülük ettiğini ve karşılıklı olarak anlaşılan hedeflere ulaşılmadığı takdirde işin nasıl zarar göreceğini açıklamalıdır. Ayrıca yapılan yeni hedeflerde yeni personel ihtiyacı olacaksa, bu toplantı da bunlara değinilmelidir ki yanlış anlaşılmalara sebep olunmasın. Siz de belirlediğiniz yeni hedeflerinizde ihtiyacınız olan personeli ararken firmanız için ücretsiz iş ilanı verebileceğiniz Kobi vadisi İK platformunun sağlamış olduğu hizmetlerden faydalanabilirsiniz.

Bir Takip Planı Oluşturun

Görüşme gerilmiş olsa bile, yönetici son özetin performans için güçlü yönleri içerdiğinden emin olmalıdır. Nihai görev, karşılıklı olarak anlaşmaya varılan planı takip etmek için aylık toplantılar oluşturmaktır.

Yıllık performans değerlendirmeleri,ilgili tüm çalışanların bir çalışanın geçmiş yıldaki performansını incelemesine olanak sağlayan bir tartışma forumu olarak hizmet verir. Bununla birlikte, bu işlem her zaman yıl boyunca geniş bir zaman ayrılarak ve gerçek zamanlı geri bildirimlerle dengelenmeli ve tamamlanmalıdır.