Personel Programlaması Yapmak
Hızlı tempoyla çalışan işyerlerinde, birçok lider personel programlamasını optimize etmekle zorlanmaktadır. Personel planlamasını manuel olarak yöneten şirketler olması yanında, otomatik personel planlama çözümlerini kullanan pek çok şirkette bulunmaktadır. Otomatikleştirilmiş çözümlere geçmenin birçok sebebi olsa da en önemli sebebi, işgücünü istihdam etme ve yönetme konusundaki karmaşıklıkları gidermesidir. Bu programların çalışanların isteklerini ve ihtiyaçlarını yönetirken gerçek zamanlı zamanlama sunmaları, vardiyalarda alternatif düzenlemelere fırsat vermeleri ve kendi izin taleplerini yönetmeleri gibi faydaları yanında işyerindeki faaliyetlerin sağlıklı ve hızlı şekilde yürütülmesine de faydaları bulunmaktadır.
Bu çözümler, aynı zamanda yöneticilerin personel karmaşıklığını daha etkin bir şekilde giderilmesine yardımcı olmaktadır. Personel çizelgelerini optimize etmek, şirket için iyi olduğu kadar müşteri için faydalıdır. Yöneticiler, personel kararlarını alırken belirli çalışanların mevcudiyetini, beceri seviyelerini ve iş seviyelerini dikkate almak zorunda olduklarından bu programlarla bunları izin talepleri, diğer çalışma türleri, tatiller ve vardiya türlerini dikkate alarak daha başarılı bir şekilde yönetebilirler.
Son olarak, beklenmeyen veya müşteri talebindeki aciliyet gibi durumlar karşısındaki sapmaları tahmin etme şansı düşüktür. Buda tüm yöneticileri otomatik, bütünleşik personel çizelgeleme çözümlerine yönlendirir. Optimize edilmiş zamanlama çözümleri, kuruluşun alt satırını birkaç şekilde etkileyebilir.
Personel Planlamasının Önemi
İşte personel planlama çözümü uyguladıktan sonra, kuruluşların elde edeceği faydalardan bazıları şunlardır:
- İş senaryolarını tahmin etme kabiliyeti verir: Önceki dönemde personel eksiklikleri biri iş aksadığı zaman rapor edildiğinde ortaya çıkan bir durumken, bu durumun çözümü geç üretilirdi. Dolayısıyla planlamalarda sapmalar yaşanır ve bu da müşteri memnuniyetini sekteye uğratacak sonuçlara sebep olurdu. Ayrıca yeni kalifiye bir personelin işe alımı ve işe adapte olma sürecinde de aynı çözümsüzlük devam ederdi. Oysa şimdi otomatik programlar sayesinde yöneticiler yukarıda belirtilen tüm karmaşıklıklara dayanarak önceden planlama yapma kabiliyetine sahiplerdir.
- Personel programlarını yönetmek için harcanan zaman azaltır: Bu, yöneticileri Pazar ve müşteri ihtiyaçlarını yönetmek için daha fazla zaman yaratır. Ayrıca daha etkin görevleri yerine getirme de rahatlık sunar.
- Bordro maliyetlerini düşürür: Herhangi işe doğru sayıda personel yerleştirmek fazla mesai gereksinimini azaltma konusunda daha doğru kararlar alınmasını sağlar. Bu şekilde yapılan planlama ile maaş bordro maliyetlerini düşürmek mümkündür. Bu bordro maliyetleri uzun vadeye yayıldığında şirkete kayda değer bir kazanım sağlamaktadır.
- Doğru çalışanı doğru zamanda doğru yerde çalıştırmayı sağlar: Yöneticiler uygun seviyelerde personel çalıştırabildiklerinde, çalışanların eksikliklerden kaynaklanan boşluklar oluşmaz. Ve bu boşluklar oluşmadığı için de daha yüksek düzeyde müşteri hizmeti sunabilirler. Bu şekilde personellerde doğru becerilere veya iş deneyimine sahip olmaya odaklanırlar. Bu hem çalıştıkları işe daha bağlı olmalarını sağlarken, performanslarının artmasında faydalı olur.
- Arz ve talepteki boşlukları daha iyi tanımlamak: Personelin iş planı ve vardiyası önceden yapılabileceği için sürpriz mesailer oluşmaz. Bu da yöneticiler ve personel arasındaki iletişimi ve güveni yüksek düzeyde tutar.
- İşletme performansı ve zarar yönetimi yapmayı sağlar: Bir işletmede performans ölçülmediği taktirde artırılma şansı yoktur, çünkü bilinmeyen bir şey artırılamaz. Şirket maliyetlerini aşağıya çekmek ve verimliliği artırmak için performansın olabildiğince yukarıya çekilmesi, bununla beraber üretimdeki kayıpların azaltılması gerekmektedir. Üretim operasyonlarına dair yönetim çözümleri ile işletmenin mevcut genel iş gücü verimliliğinde mevcut ekipmanın faaliyetleri incelenerek, performans kayıplarına sebep olan faktörler tespit edilir. Ve bu kayıpların azaltılmasına yönelik çözümler üretilmesine fırsatlar sunar. Faydalarından bazıları şunlardır:
- Üretim maliyetlerinde düşüş ve kâr marjında yükselme
- Üretkenlikte artış ve çıktı
- Rekabet avantajı sağlama
- Yalın bir üretim sağlama
- Üretim kalitesinde sürekli bir iyileşme
- Küresel pazarda rekabet avantajı sağlar: Başarılı bir işletme olabilmek için, işletmelerin dünya pazarındaki kriterlere göre performanslarını ölçmeleri ve geliştirmeleri gerekir. Bu optimize çözümler; iş akışı, çevrimiçi belgeler, sorunların günlük incelemeleri ve yönetime verdiği uyarılar ile bu kriterlere ulaşmada etkili çözümler sunmaktadır. Ayrıca iyileştirme çalışmalarında da etkili çözümler üretme de etkilidir.
Planlama ve çizelgeleme
Planlama ve çizelgeleme birçok işletme için zaman alıcı fakat bir o kadar zorunlu yapılması gereken çalışmalardır. Zaman içindeki değişkenlerin durumunu gözlemlemenin ve üretim planlamasının yetersiz olması, yüksek maliyetlere yol açarken potansiyel kayıplara sebep olabilmektedir. Unutulmamalıdır ki rekabet avantajı iyi yapılmış bir planlamadan geçer.