Proaktif olmak; işverenler, meslektaşlar, müşteriler ve çalışan herkes tarafından takdir gören bir kişilik özelliğidir. Çünkü bu koşula sahip olan bir kişinin kendine güvenen, mutluluk ve memnuniyet düzeyi yüksek, her şeyin üstünden gelebilecek düzeyde, görevlerini ve sorumluluklarını zamanında ve verimli bir şekilde gerçekleştirdiği deneyimlenmiştir.
Peki, iş hayatında bu kadar çok kullanılan proaktif olmak kavramı ne demektir ve nasıl proaktif olunur? Bu yazımızda size proaktif olmanın tanımını yapmaya ve işyerinde proaktif olmak için hangi adımlar atılması gerektiği üzerine bilgiler sunmaya çalışacağız.
Proaktif Olmak Ne Demek?
Proaktif olmak Merriam-Webster Sözlüğü tanımına göre “gelecekte olabilecek potansiyel ihtiyaçların, sorunların ya da değişikliklerin beklentisi içerinde olarak hareket etmek” olarak tanımlanmıştır. Bununla beraber başka bir tanımda da “koşullar hazırlayarak, gelecek oluşabilecek problemlere hazırlıklı olmak“ anlamına gelmektedir. Özetlemek gerekirse; önceden neler olabileceğine dair öngörüde bulunarak, öncesinden hazırlanmak, planlama yapmak ve anında olaya tepki vermek yerine geleceğe dönük hareket etmek olarak tanımlanabilir. Bir işyeri için proaktif olmak, marka itibarının geliştirilmesini sağlarken markaya olan güvenirliğin artırılmasına da katkıda bulunmaktadır.
Proaktif İnsan Olmak ve Farkındalık
Farkındalık tanımı ile özdeşleştirilen proaktif olmanın kişiye ve çevresindekilere sağladığı pek çok fayda bulunmaktadır. İş hayatında proaktif bir kişi olmak için atılması gereken bazı adımlar vardır ve bu adımları şu şekilde sıralayabiliriz:
E-postalara hemen yanıt vermek
İşin yürüyüşünde en önemli unsurlardan biri olan e-postalara hızlı ve etkin bir şekilde cevap vermek proaktif bir çalışanın olmazsa olmazları arasındadır. Gelen mail şayet kişinin yetki ve sorumluluğunda olan bir konu ise muhatabın beklediği bilgi doğrultusunda ona en kısa ve net cevap verilmelidir.
Telefon görüşmelerine hızlı yanıt vermek
Bir telefon görüşmesine iyi yanıt vermenin kritik yönleri vardır ve bu yönler şu şekilde sıralanabilir.
- Telefon çaldığında ne kadar sürede cevap verildiği
- Ses tonunun nasıl olduğu
- Telefonu açarken kendini nasıl tanıttığı
- Arayan kişiye ismiyle atıfta bulunarak cevap verilmesi
- Empati yapılması
- Arayanın adı ve irtibat bilgileri gibi kritik bilgilerinin görüşme esnasında tekrarlanması
Telefon görüşmelerinde arayanların en fazla zorlandıkları ve sıkıntı yaşadıkları kısım başka bir kişiye yapılan aktarma işlemidir. Eğer arayan kişi daha uzman veya kıdemli birine aktarılacaksa bilgisi verilerek aktarım yapılmalıdır. Bu aktarma esnasında problem yaşanmaması için telefon sistemi konusunda önceden bilgi ve tecrübe sahibi olunması, görüşmenin sağlıklı yürütülmesi açısından önemlidir. Ya da bir bilgi temini sağlamak için kişi hatta bekletilecekse ona ara ara bilgi verilmelidir.
İstek ve şikâyetleri hızlı bir şekilde ele almak
İstek ve şikâyetler; meslektaşlar, amirler, satıcılar, tedarikçiler, müşteriler, hissedarlar vb. Gibi iç ve dış kaynaklardan gelebilir. İstek ve şikâyetlerin zamanında ele alınması, iyi müşteri memnuniyeti için hayati önem taşımaktadır.Görüşmeye isteğin ne olduğu, neye ihtiyaç duyulduğu ve ne zaman olduğu anlayarak başlanmalı ve ardından, talebin nasıl ele alınacağın ve talebe uymak için hangi kaynakların gerekli olduğunu değerlendirilmelidir.
İş Hayatında Proaktif Davranış Örnekleri
Yapılacak işler listesi yapmak
Yapılacak işler listesi yapmak zaman planlamasının olmazsa olmazıdır ve iş verimini artırır. İşin büyük resmini görmeye yararken, kişinin kontrollü olmasını sağlar ve unutma riskini ortadan kaldırır. Sonrasında da yapılması gereken tüm görevlerin bir listesini yapılmalı ve işler önceliklendirilmelidir. Acil işleri belirlemek zamanı iyi değerlendirmeyi sağlarken sürprizler ve problemler karşısında düşünme fırsatı yaratır.
İş verimliliği stratejileri geliştirmek
İş yerinde daha proaktif olmak için, işin daha hızlı ve daha verimli yürütülmesine yardımcı olabilecek basit yöntemler geliştirilmelidir. Uygulanacak basit verimlilik yöntemleri arasında devamsızlıklar sırasında başkalarının sahip olması gereken başlıca görev ve işlemleri belgelemek; şirketin politikalarını ve prosedürlerini bilmek; zaman ve kaynakların çoğaltılmasını ve boşa harcanmasını önlemek ve diğer çalışanlara işbirliği yapmak için diğer birimlerin neler üzerinde çalıştığını bilmek sayılabilir. Bu stratejiler; organize olmayı düzenli bir ortamda çalışmayı gerektirirken proaktif olunmasına yardımcı olur.
İş takvimini oluşturmak
Tüm toplantıları ve randevuları tek bir takvimde tutmak ve her gün kontrol etmek gerekir. Mesela odaklanılması gereken projeler, cevaplanması gereken mailler, rutin yapılması gereken toplantılar, rezervasyonlar gibi konular bu şekilde atlanmaz veya unutulmaz. Bu planlanırken kişinin yorulma durumu ve tatillerde göz önüne alınmalı ve takvim izlenirken dinç ve dinlenmiş olarak değerlendirme yapılmaya dikkat edilmelidir.
Verilen taahhütleri yerine getirmek
Verilen sözleri tutmak, güvenilirliği güçlendirir. Yapılan araştırmalara göre taahhütlerin yerine getirilmemesinin başlıca nedeni unutulmalarıdır. Bu yüzden verilen taahhütlerin zaman belirterek not edilmesi ve ayrıca kontrollerinin günlük rutine dahil edilmesi önemlidir.
Sorunları tahmin etmek ve problemleri çözmek
Geleceği düşünerek olası problemleri tespit etmek ve çözümler üretmek proaktif olmanın en temel özelliklerinden biridir. Bu yüzden geçmişte sorunlu olan, tekrarlayan veya döngüsel olayları analiz etmek gerekir. Ayrıca sorunları tahmin etmenin bir başka yolu da, şirket hakkında çevrimiçi incelemeleri okumaktır. Bu doğrultularda sorunların tekrarlanmasını önlemek veya yeniden meydana geldiklerinde sorunları ele almak için adımlar geliştirilmelidir.
Çalışma rutini oluşturmak
İş performansını artırma da bir çalışma rutini oluşturmak anahtardır. Bir rutine sahip olmak kişinin her gün tekrarlayan görevlerinde yeteneklerini geliştirmeye yardımcı olurken, aynı zamanda programda olabilecek kaymalar konusunda öngörülü olmayı sağlar.
Proaktif Model
Ekip arkadaşlarıyla iyi geçinmek ve güçlü iletişim kurmak
Çalışma arkadaşlarıyla dostça ilişkiler kurulması ekip içindeki bağı güçlendirirken karşılıklı olarak verilen tepkilerin olumlu olmasını sağlar. Özellikle kişiler birbirlerinden yardım istediklerinde ve yardım edecek bir konumda olunduğunda, başkalarını desteklemek ilişkileri güçlendirme de etkili bir yaklaşım olacaktır. Şirketi geliştirmek ve müşterileri daha iyi desteklemek için fikirler bulmaya yardımcı olmak için beyin fırtınası toplantılarına yapılmalıdır.
İşinde takipçi olmak
Proaktif bir kişi işini takip etme konusunda ustalaşmış bir kişidir. Takip etmek ve ısrarcı olmak kişinin kariyerinde başarı için gerekli bileşenlerdir.Özellikle herhangi bir yanıt alınamayan konularda sürekli takip etmek güç olabilir. Ancak toplantıların veya davetlerin planlanması, toplantılardan ve etkinliklerden sonra, iş başvuruları ya da birisine önemli bir e-posta gönderildiğinde takip etmek şarttır.
Değişime uyum sağlamak
İş dünyası sürekli değişim içerisindedir ve değişime uyum sağlama yeteneği kişinin proaktif olma kapasitesini etkiler. Bir değişim ile karşılaşıldığında, değişikliğin nedeni, etkisini ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için yapılması gerekenleri analiz etmek ve anlamak gerekir.
Güncellemeleri zamanında yapmak
Bir proje üzerinde çalışırken, işverenin, ekibin, müşterilerin ve diğer ilgili paydaşların ilerleme hakkında düzenli aralıklarla bilgilendirilmesi gerekir. Ve proaktif bir kişi bunu istikrar ve başarılı olarak yapan kişidir.
Geri bildirim almak
Geri bildirim, performans incelemeleri, öneriler, şikâyetler, fikirleri dinleme ve iyi sorular sorma gibi birden fazla kaynaktan gelebilir.Geri bildirim aldıktan sonraki adım ise konu üzerine düşünmek ve kullanmaktır. Ayrıca geri bildirimde bulunmaya zaman ayıranlara teşekkür etme de unutulmamalıdır. Bunun yanında geri bildirim alma önemli olduğu gibi, başkalarına da geri bildirim vermek de aynı derecede önemlidir.
Zaman yönetimi yapmak
Zaman yenilenemez bir kaynak olduğundan, kullanılabilir zamanı en üst düzeye çıkarmak için iyi yöntemler kullanılmalıdır. Zaman sınırlıdır bu yüzden zaman yönetimi, mümkün olan en kısa sürede en verimli ve hızlı şekilde çalışmayı gerektirir.
Hedefler koymak ve planlama yapmak
Önceden planlama yapmak neyi başarmak istendiği belirlenerek, ardından etkinlikleri mevcut zaman boyunca sistematik veya sıralı bir şekilde yapılandırmayı gerektirir. Planlamanın bir kısmı gün boyunca en verimli dönemleri tespit etmeyi sağlarken üreticiliği ve yaratıcılığı da artırır.
İş süreçlerini iyileştirmek
Düzenli olarak iş süreçlerini gözden geçirerek, geliştirmek, gerekiyorsa değiştirmek ve yeniden tasarlamak gerekir. İş süreçlerini iyileştirmenin bazı kolay adımları arasından şunlar sayılabilir; çıktı kalitesinden ödün vermeden günlük projeleri tamamlamak, belirli görevleri başkalarına devretmek, görevleri otomatikleştirmek, kontrol listelerini kullanmak, standart işletim prosedürleri geliştirmek ve günlük kullanım için formlar ve şablonlar tasarlamak gibi.
İşe aktif olarak katılmak
İşe aktif olarak katılmanın yolları arasında toplantılar sırasında katkıda bulunmak, konuşmak, öneriler veya görüşleri sunmak, beyin fırtınası oturumlarına katılmak, gönüllü olmak, ekibe yardım etmek sayılabilir.
Hatalardan ders çıkarmak
Her ne kadar istenmese de iş hayatında hatalar olur. Yapılan hataları üstlenmek ve onlardan ders çıkartarak tekrar yapılmaması için gereken tedbirleri almak proaktif olmayı sağlar.
Becerileri geliştirmek
İş veya kariyer konusunda başarılı olmak ve ilerlemek için gerekli olan beceriler sürekli olarak güncellemek gerekir. Bu konuda sektördeki eğilimler gözlemlenmeli, makaleler, haberler, sektör yayınları takip edilmelidir.
İş yerinde kesintileri ele almak
Kesintiler, çalışma süreçlerinin kaçınılmaz parçalarıdır.Tipik bir hafta boyunca, işte ne gibi kesintiler yaşandığı belirlenmeli ve önlemek için gereken adımlar atılmalıdır.
Proaktif Yönetici Olmak
Proaktif yönetici, ileriyi düşünen, planlayan ve doğru hamleyi yapan yönetici anlamına gelmektedir. İnisiyatif almak ise bir şeylerin gerçekleşmesi için fazladan bir yol kat etmek veya normal sorumlulukların ötesine geçmek demektir. Özetle proaktif kişi ileriyi düşünerek inisiyatifi en iyi şekilde kullanan ve bir adım öte gidebilen kişiliktir. Böyle biri de hem kendine hem işyerine hem de tüm çevresine değer üzerine değer katar.
