Home Office Çalışmak

Ülkemizde ve dünyada etkisini artıran pandemi döneminde Home Office çalışmak, hem ülke hem de dünya genelinde yaygınlaşsa da, aslında daha önceden de işlerini evlerinden yürüten pek çok kişinin olduğu da bir gerçek. Yani onlar bu çalışma yöntemini çok önceden keşfetmiş durumdalar.

Home Office (Ev Ofisi) çalışmak, pek çok kolaylığı ve avantajı insanlara sağlayan bir çalışma yöntemi ve artık planlanmamış olsa da bir zorunluluk haline geldi.

Ayrıca insanlar, bir işi yürütmek (fabrika üretimi hariç) için büyük ofis binalarına ihtiyaç duyulmadığını ve ofise gitmek için saatler harcamak zorunda kalmadıklarını da keşfetti. Bu arada maliyetleri azaltması da Home Office çalışmayı cazip hale getirdi.

Home Office Nedir?

İnternet teknolojisinin gelişme göstermesi, insanların bazı işleri evden de yürütebileceğini kavraması üzerine, evin bir odasını ya da bir kısmını, bir ofis ortamına dönüştürerek çalışması Home Office olarak adlandırılmaktadır.

Özellikle serbest çalışan avukat, tasarımcı, teknik çizim yapan kişiler, freelance yazarlar ve artık terziler de Home Office olarak çalışmaktadır. Bazı işletmeler de, bir ofise bağlı çalışmaya ihtiyaç duyulmayan çalışanlarını evlerine yönlendirmekte ve Home Office çalışmayı desteklemektedir. Böylece pek çok maliyet düşürülmektedir. Bu çalışma sistemi, çalışan açısından da avantajlıdır.

Home Office Çalışma Kuralları

Home Office bir iş yapmanın en güzel ve avantajlı yanı, çalışma saatleri ve çalışma şartları gibi pek çok kuralı kendinizin belirlemesidir. Ancak bir Home Office kurmanın da belli kuralları vardır. Her şeyden önce, doğru ekipmana sahip olunmalı, fiziksel kuruluma önem verilmesi, çalışma alanının ergonomisi sağlanmalı ve kötü bir Home Office kurulumundan kaçınılması gereklidir.

Home Office En İdeal Şekilde Nasıl Kurulur?

Home Office bir iş kuracaksanız ve bu işiniz uzun vadede olacaksa, evinizde iş için uygun bir şekilde donatılmış ayrı bir alan olması gerekir. Uzun vadede etki ve güvenli bir çalışma alanı oluşturmak için şunları yapmalısınız.

Özel Bir Alan Belirleyin

İdeal olarak bir Home Office kurmak istediğinizde, çalışma hayatını ev hayatınızdan ayırmanız gerekir. Bunun için ideal bir odanız mevcutsa, bu durum avantajınızadır. En büyük temel ihtiyaç çalışma alanının, evin ortak kullanım alanlarından uzak bir oda olmasıdır. Odada bir internet bağlantısı olmalı, masa ve bilgisayar ekipmanınızı koyabileceğiniz, kapısının kapalı olacağı bir bölüm olmalıdır.

Evinizde kapalı ve geniş bir balkonunuz varsa burayı bir Home Office iş alanına çevirebilirsiniz ancak bir mutfak asla bir çalışma alanı olmamalıdır. Evden yemek yapıp satış yapmıyorsanız tabii ki.

Gerekli Malzeme ve Ekipmanı Alın

Evden çalışmak için ihtiyacınız olanlar;

  • Bir masa
  • Sandalye
  • Bilgisayar masası
  • Bilgisayar
  • Bir dolap (evrak ve arşivleme için)
  • Bir telefon (cep telefonu da olabilir)
  • Yazıcı ve fotokopi makinesi ve internet bağlantısı gereklidir.

Home Office kurulumu, işe göre farklılık göstermektedir. Teknik bir çizim yapmanız gerekirse, bunun için dizayn edilmiş, özel çizim masası almanız gerekir. Endüstri standardına göre, en ideal çalışma masası boyu 80 santimdir. Ancak bir kişinin boyunun uzunluğuna ya da kısalığına göre değişebilir. Ayaklarla masanın yüksekliğini ayarlanabileceği masalardan almanız daha iyi olacaktır. Ayrıca uzun çalışma saatlerinde sürekli bilgisayar başında oturmak zorunda kalırsanız, sandalye seçiminizi de iyi yapmak zorundasınız. Rahat edemeyeceğiniz kötü sandalye seçmeyin.

Yeterli Aydınlatma

Home Office alanınızdaki aydınlatma, genellikle insanların düşünmediği bir aydınlatmadır. İdeal olarak, çalışma alanınızı aydınlatma için yeterli ışığa sahip olmanız gerekir. Böylece kâğıtları kolayca okur ve fiziksel nesneleri kolayca görebilirsiniz. Tavan lambası en iyi aydınlatma şeklidir. Yandan ya da masa üstü aydınlatma kullanmamanız gerekir.

Bilgisayarınızı konumlandırırken, pencerene gelen doğal aydınlatmanın yansıma yapmayacağı bir alana kurmanız gerekir. Doğal aydınlatma ne kadar hoş görünürse görünsün, gündüz bilgisayara yansıma yapacak ve çalışma performansınızı olumsuz etkileyecektir. Bilgisayar doğal aydınlatmaya maruz kalırsa da perdeyle ışığı dağıtmanız gerekir.

Bilgisayarın hemen yanına bir ek aydınlatma lambası koymamanız gerekir. Bu da monitör ekranında parlama yaratacağından bu durumu engellemek için görüş alanınızda olmayacak şekilde, masa aydınlatması kullanmanız gerekir. Monitörün aydınlatmasının da gözlerinizi yormaması gerekir.

Kaliteli İnternet Hizmeti

Home Office işlerde, en önemli unsurlardan biri, eğer sürekli bilgisayar başında çalışıyorsanız, iş bağlantılarınızı bilgisayardan yapıyorsanız ya da işiniz bir internet satış işi ise, internet sağlayıcınızın yüksek hızda olması gerekir.

Evinizdeki bant genişliği de çok önemlidir. En iyi bağlantılar kablolu Ethernet bağlantılarıdır. Bu nedenle mümkünse bilgisayarınızı bir Ethernet kablosuyla yönlendiricinize bağlayın. Video ya da bant genişliği yoğun başka işler yapıyorsanız bu özellikle önemlidir. Wi-Fi, temel işler için uygundur ve Wi-fi kullanmanız daha iyi olacaktır.

Diğer Ekipmanlar

Home Office kurmak için satın alacağınız ekipmanlar, işin niteliğine göre farklılık göstermektedir. Arşivleme gerektiren ya da faturalandırma gereken bir işiniz olacaksa, bir arşiv dolabı ve evrak saklama dolabı gerekecektir.

Paylaşılan bir alanda çalışmak zorunda kaldıysanız, evinizde daha az gürültünün sızması, diğer insanların çalıştığı, uyuduğu ve ders yaptığı yerde bir telekonferans görüşmesine katılmak zorundaysanız, bir kulaklık almanız önerilir. Böylece görüşmenize dış ortamdan sesler dâhil olmayacaktır. Kablosuz kulaklıkların mikrofonlarında daha düşük ses kalitesi olduğundan, özellikle Home Office çevrimiçi toplantılarda kablosuz kulaklık kullanmamanız gerekir.

Her ne kadar artık yazışmalarda e-postalar kullanılsa da, bazı önemli belgelerin çıktısını almak için bir yazıcıya ihtiyaç duyulmaktadır. Yazıcı-tarayıcı-fotokopi özelliği olan bir tek yazıcı işinizi görebilir.

Lazer yazıcılar, mürekkep püskürtmeli olanlardan daha ucuz ve dayanıklıdır. Yıllarca kullanılırlar ve püskürtmeli cihazlarda sıklıkla meydana gelen kurumuş mürekkep problemlerini yaşamazlar.

İşlerde artık faks pek fazla kullanılmasa da, acil durumlar için faks özellikli bir yazıcı almanız da yerinde olacaktır.

Yasal Süreç

Home Office işinizde eğer patron sizseniz ve yasal zorunluluk gerektiren iş yapıyorsanız, tıpkı bir şirket kuruyormuş gibi tüm yasal sorumlulukları yerine getirmeniz, gerekli işlemleri yaptırmanız gerekir. Ticari faaliyetleriniz için vergi yükümlüsü olmanız gereklidir.

Home Office Çalışmanın Faydaları

Home Office çalışmanın faydaları, bir ofis ortamında olmaktan fazladır. Her şeyden evvel;

  • Bir ofis kurmanın ilk maliyetleri oldukça düşmektedir. Yani ofis kirası, yeni ekipman alımı gibi maliyetler düşmektedir. Evinizdeki internet, bilgisayar, telefon ve faks gibi cihazları kullanabilir, evinizdeki fazla masayı ve dolapları home ofisinizde değerlendirebilirsiniz.
  • Elektrik, su ve doğalgaz gibi gereksinimleri zaten evinizden karşılayacağınızdan, yeni abonelik başlatmak zorunda kalmazsınız. Bu giderlerin bir kısmını şirket gideri olarak gösterebilirsiniz.
  • Home Office çalışırken patron sizsiniz. Çalışma saatleriniz esnektir. İstediğiniz saatte çalışma istediğiniz saatte dinlenme hakkına sahipsiniz. Odanızda kalmaktan sıkıldıysanız, bilgisayarınızı alıp evinizin salonuna, mutfağına ya da balkona geçip çalışabilirsiniz.

Bir iş ortamında çalışmak ile ofis ortamında çalışmak farklıdır. Reel bir ofiste çalışmak günün büyük bir bölümü stresli olmanızı sağlarken, Home Office çalışmak iş stresinizi azaltacaktır.

  • Bir işte çalışırken yaptığınız otobüsle ya da kişisel aracınızla işe gitmek, öğlen yemeklerine harcama yapmak gibi pek çok harici masrafı yapmak zorunda kalmayacağınızdan, bütçenizde zarara yol açmayacaktır. Size kalan parayı farklı bir ihtiyaca kullanabilirsiniz.
  • Özellikle büyük bir şehirde yaşıyorsanız ve eviniz çalıştığınız işyerinden uzak ise, her gün hem gidiş hem dönüş bir zaman kaybınız mevcuttur. Home Office çalışma ile böyle bir zaman kaybınız olmayacaktır.
  • Ev dışı bir iş ortamında çalıştığınızda, hastalandığınız vakit ya da kendinizi iyi hissetmediğinizde, izin almanız zorlaşacaktır. Ancak Home Office iş yaptığınızda kendinizi hasta hissettiğinizde, iyileşmek için ihtiyacınız olan istirahati sağlayabilirsiniz.

Home Office Çalışmanın Dezavantajları

  • Home Office çalışmanın dezavantajlarından biri tek başınıza çalışacağınızdan, iş arkadaşlarınızla görüşme olanağının olmamasıdır. Yalnız çalışmayı seviyorsanız bu sorun olmayabilir ama aksi halde depresyona girmenize, işinizde kendinizi geliştirmemenize ve sosyal ortamlardan izolasyona yol açabilir.
  • İş yerinde çalıştığınızda iş yerinizin sessiz olma ihtimali yüksektir. Ancak ev ortamında çalıştığınızda, çocuklar, aile üyeleri, sürekli gelen misafirler ve sokaktan gelen sesler, dikkat dağınıklığına yol açar.
  • Eğer evden çalışan bir kadın iseniz işiniz biraz daha zor. Evden çalıştığınız sürece, hem ev işleri hem de çocukların bakımı arasında işinizi sürdürmek zorundasınız ki ev işleri asla bitmez. Home Office çalışmak zor olabilir.