İş Süreci
Yerine getirilmesi gereken bir iş faaliyetinin başlangıcından sonlandırılacağı ana kadar geçen sürecin takip edilmesi o süreçte birbirine bağlı olarak yerine getirilecek diğer işlerin koordinasyonunun sağlanması ve hatasız yürütülmesi faaliyetidir.
Bir işe başlanması kararı verildikten sonraki işlemleri takip ve kontrol etmek olası hataların önlenmesini sağlamakta iş verimini artırmakta çalışanların performanslarını yükseltmektedir. Süreç pek çok aşamadan meydana gelmektedir. İşin başlatılması ve sonlandırılması süreci, iş sürecinin biçimlendirilmesi, iş akışının gerçekleştirilmesi gibi pek çok aşamadan oluşmaktadır.
Bir süreçten söz edilebilmesi için ölçülebilmesi, yönetilebilmesi ve biçimlendirilebilmesi gerekmektedir. Bir iş gerektiği gibi sonuçlanmadığın da genellikle sorunun kaynağı olarak işi yapan kişilerin performans düşüklüğü gösterilmesi eğilimi söz konusu olsa da araştırmalar farklı yanıtlar vermektedir.
- İşe başlarken doğru planlama yapılarak görev dağılımının konu hakkında tam bilgi sahibi kişiler tarafından yürütülmesi
- Bir işin tekrar yapılmasına sebep olmayacak şekilde koordineli gruplar arasında doğru bilgi ağının kurulması
- Zamanın etkili kullanılması
- Teknoloji birimi ile idari birimin birlikte hareket etmesi sürecin hatasız ve etkin işlemesini sağlayacaktır.
(Bussiness Process Management) Türkçe karşılığı Kurumsal Süreç Yönetimi olarak çevrilmiş dilimize. BPM faaliyeti öncelikle işletmenin tüm yapısını ele almak sureti ile kurumsal bir yapı şeklinde biçimlendirmek amacı ile iş akış süreçlerini, bağlantılı işlerin aralarındaki koordinasyonun ve bilgi akışının kusursuz sağlanması için gerekli projelerin hazırlanmasını hedeflemektedir.
Teknoloji kullanılarak yürütülen faaliyet Akıllı İş Süreçleri Yönetimi olarak da tanımlanmaktadır. Akıllı iş süreçleri işletmenin etkinliğini, kararlar sürecinin izlenmesini hızlandırmakta ve pratikleştirmekte.
Bir iş başlangıcından sonuçlanacağı ana kadar yönetilmez ise karşı karşıya kalınacak durumlar arasında işin bitirilmesi gereken süreden çok daha uzun bir zamana yayılarak gecikmesi gecikmeye bağlı olarak yapılacak harcamaların artması, çıkacak sorunların önceden görülememesi ve buna bağlı ciddi kayıpların yaşanması söz konusu olabilmektedir.
Rekabet koşullarının işletmeleri bir hayli zorlaması işletmeleri yeni çözümlere ve yeni tekniklere yönlendirmekte faaliyet biçimleri koşullara göre farklılıklar göstermektedir. Amaçlanan iş yerine getirilirken fayda sağlamayacak eylemlerden vazgeçilmekte gereksiz her detay çıkarılarak daha etkin ve verimli çalışma yapılması amaçlanmaktadır.
Türk Standartları Enstitüsü İş sürecini tanımlarken, girdileri çıktı haline getiren birbirleri ile bağlantılı ve etkileşim içinde olan faaliyetler demektedir.
İŞ SÜRECİNİN ÖZELLİKLERİ
- Sürekliliğinin olması
- Ölçülebilir olması
- Denetlenebilir olması
- Tüketici memnuniyetini sağlaması
- Yönetilebilir olması
- İşin gerçekleşmesinde etkin olan diğer bağlı iş faaliyetleri arasındaki bilgi akışının sağlanması
- Süreci yöneten bir yöneticinin bulunması
- Aynı işlemlerin aynı sonucu vermesi ilkesinin sürekliliği
- Sürecin detaylı belgelendirilerek herkes tarafından anlaşılmasının sağlanması
- Performans göstergeleri ve süreç göstergeleri iyileştirme çalışmalarının hangi alanda yapılacağı konusunda yönetime bilgi sağlar
- Risklerin tanımlanması ve yönetilmesi
- Süreçlerin modellenmesi esasına dayanır, çalışanlar arasında etkileşim fazladır, modelleme de Bir’den fazla model kullanılmaktadır.
Süreç yönetimi uygulaması ile geleneksel tavırdan ayrılmaya başladı işletmeler süreçler tanımlanmış olsa da değişen koşullar sebebi ile yeniden tasarlamak durumunda kalınabilmektedir. Bir örnek ile açıklamak gerekir ise mevcut pazarda arz değişebilir ve bu değişim yeni rakip firmaları onların yeni teknolojik uygulamalarını ve yöntemlerini getirebilir bu durumda rakipler ile başa çıkabilmek pazardaki yerini koruyabilmek ve bu şartlarda büyüme sağlayabilmek için firma yeniden yapılanmak durumundadır.
Süreç yönetimi yeniden ele alınacak bu kez stratejik planlamaya gidilecek işletmenin amacına yönelik gerçekleşecek faaliyetler tekrar ele alınarak yeniden tasarlanacaktır ki bu çok zahmetli dikkat isteyen ve bilimsel yöntemlerin kullanıldığı bir çalışma sürecidir.
Amaca ilerlerken etkili, verimli ve ekonomik olmak kurallarına bağlı kalınmaya çalışılır. İş akışı ve süreçleri net olarak çalışanlara sunulduğunda her işin kim tarafından yerine getirileceği netlik kazandığında oluşabilecek herhangi bir sorunun tespiti kolaylaşmaktadır.
İş süreci içinde önemli aşamalardan biri İş akışının yönetimidir. İş akışının izlenmesi, yönetilmesi verimliliği artırır, süreçlerin standartlaşmasını sağlar, işlerin tanımı yapılmış kuralları belirlenmiştir yanılgı payı bırakmaz, işlerin sırası ile gerçekleşmesi mümkün olur aksaklık yaşanmaz, sistem kendiliğinden bir ivme kazanır.
İş yönetimi sürecinde belgelerin de yönetilmesi gerekecektir. Bilgi ve belgeler her işletme için önemli korunması ve muhafaza edilmesi gereken verilerdir. Çalışanların gerekli olduğunda aradıkları bir bilgiye derhal ulaşabilmeleri, ilgili çalışma arkadaşları ile iş birliği içinde olabilmeleri işletmenin verimliliği ve amaca giden yolda başarılı olabilmesi için önemlidir.
